Statuts, Règlement intérieur et Charte des rencontres hospitalières du RESHAOC en date du 23 mars 2010

STATUTS DU RESHAOC

PREAMBULE

Né en 1996 à Ouagadougou (Burkina Faso) sous le nom de Réseau des Hôpitaux d’Afrique de l’Ouest (RESHAO) d’un regroupement des établissements hospitaliers du Bénin , du Burkina Faso, de la Côte d’Ivoire, du Mali, de la Mauritanie, du Niger, du Sénégal et du Togo, le réseau rejoint en 1998 par d’autres établissements hospitaliers d’Afrique, de l’Océan Indien et des Caraïbes a adopté la dénomination de Réseau des Hôpitaux d’Afrique, de l’Océan Indien et des Caraïbes (RESHAOC).
Considérant la nécessité de donner un cadre juridique à leur action il a été convenu entre les parties prenantes ce qui suit :

CHAPITRE I : DISPOSITIONS GENERALES.
Article 1 : Création
Il est créé entre les Établissements Hospitaliers de l’Afrique, de l’Océan Indien et des Caraïbes, souscrivant aux clauses des présents statuts, une association non gouvernementale et d’envergure internationale, dénommée RESEAU des HÔPITAUX d’AFRIQUE, de l’OCEAN INDIEN et des CARAÏBES, en sigle RESHAOC.

Article 2 : Objet
Le RESHAOC a pour objet de :
1. Promouvoir un partenariat de complémentarité entre les différents établissements de soins du réseau et les acteurs de la santé en général dans les domaines

des soins, de la formation, de la recherche et de la gestion hospitalière ;
2. Favoriser la communication et les échanges d’expériences entre les membres du réseau en matière de médecine, chirurgie, laboratoires, imagerie, soins infirmiers, administration hospitalière etc.
3. Promouvoir la collaboration avec les gouvernements qui en exprimeraient le besoin, pour aider à l’analyse et/ou la définition des politiques et stratégies hospitalières, grâce à l’expertise disponible au sein du réseau ;
4. Collaborer avec les Institutions sous régionales, régionales et internationales pour la promotion et la mise en œuvre des politiques et stratégies hospitalières définies par les États membres desdites institutions
5. Promouvoir des relations de travail et de partenariat avec des associations hospitalières de par le monde.

Article 3 : Siège
Le réseau a son siège social à Cotonou (Bénin). Celui- ci pourra être transféré en tout autre lieu en cas de nécessité, par décision de l’Assemblée Générale.
Article 4 : Durée
Le RESHAOC est créé pour une durée indéterminée.

CHAPITRE II : COMPOSITION, ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT.

Le réseau comprend :
- des Membres ;

- des Organes
- des Points Focaux

Article 5 : Membres
Les membres sont :
5. 1. Des membres actifs :
1.1 Établissements hospitaliers de type public ou privé,
1.2 Personnes physiques - personnels hospitaliers ou professionnels de santé - en activité ou retraités, ou de toute autre personne intéressée par la gestion hospitalière, ayant adhéré aux présents statuts, dont la candidature a été acceptée, et s’acquittant régulièrement des cotisations. Ils sont électeurs et éligibles aux différentes fonctions dans le réseau.
5.2. Des membres bienfaiteurs : il s’agit de personnes physiques ou morales, ayant apporté une contribution financière appréciable au réseau. Ils sont électeurs, mais non éligibles à des fonctions au sein du réseau.
5.3. Des membres d’honneur : il s’agit de personnes physiques ou morales ayant contribué remarquablement à la promotion du réseau. Ils ont une voix consultative.
La qualité de membre se perd soit par :
• Démission : tout membre peut mettre fin à son appartenance au réseau par démission, laquelle sera acceptée après solde de tous droits et contributions préalablement dus au réseau.
• Radiation : elle est prononcée par le Conseil d’Administration, puis confirmée, par l’Assemblée Générale, pour non-paiement des droits et cotisations, ou pour tout autre motif légitime et portant préjudice à la bonne renommée du réseau.

Article 6 : Organes
Les organes du réseau sont :
6.1 L’Assemblée Générale :
Elle est l’organe suprême du réseau, et regroupe toutes les catégories de membres.
6.1.1 Réunions ; l’Assemblée Générale se réunit tous les deux (2) ans en session ordinaire, sur convocation du Président adressée par le Secrétaire Exécutif en un lieu fixé par la dernière Assemblée Générale, et à défaut, au siège social du réseau. Quinze (15) jours au moins avant la date fixée, les membres reçoivent une convocation écrite sur laquelle figure l’ordre du jour de la session. Seuls les points inscrits à l’ordre du jour sont débattus pendant la session. Lors de chaque session ordinaire, l’Assemblée Générale élit son Président pour un mandat de deux (2) ans renouvelable une (1) fois.
L’Assemblée peut aussi être convoquée en session extraordinaire à la demande des 2/3 des membres du Conseil d’Administration, ou des 2/3 des membres ayant droit de vote de l’Assemblée.
L’Assemblée Générale ne peut valablement délibérer que si les 2/3 de ses membres sont présents ou représentés. Si le quorum n’est pas atteint, le Président doit convoquer dans un délai maximum de six. (6) mois une Assemblée Générale Extraordinaire qui peut alors statuer quel que soit le nombre de membres présents.
Les décisions en assemblée générale sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés, et ayant droit de vote, et ce, par scrutin à bulletin secret.
Les délibérations de l’Assemblée sont constatées par des Procès-Verbaux établis sur un registre et signés du Président de séance.

6.1.2 Attributions ; l’Assemblée Générale ordinaire a compétence pour :
• Adopter/Réviser les Statuts et Règlement Intérieur du réseau.
• Élire le Président, le Secrétaire Exécutif et les autres membres du Secrétariat. Exécutif ;
• Élire les représentants des hôpitaux membres au Conseil d’Administration ;

• Fixer les montants des droits d’adhésion et de la cotisation annuelle ;
• Décider des acquisitions de biens immobiliers nécessaires aux buts poursuivis par le réseau, et des baux d’une durée supérieure à neuf ans ;
• Autoriser les emprunts ;
• Décider des actions en justice ;
• Accepter ou refuser les dons et legs ;
• Approuver le programme biennal du réseau présenté par le Secrétaire Exécutif ;
• Donner le quitus au rapport moral et financier du Secrétaire Exécutif ;
• Désigner un ou deux Commissaires aux Comptes ;
• Prononcer les radiations ;
L’Assemblée Générale est obligatoirement réunie en session extraordinaire pour :
• Fixer le siège du réseau ;
• Changer la dénomination du réseau ;
• Prononcer la dissolution du réseau et procéder à la liquidation de l’actif ;

6.2 Le Président
Le Président est chargé :
• De la représentation légale du réseau dans tous les actes de la vie civile ;
• De la représentation du réseau auprès des pouvoirs publics ;
• De la convocation et de la présidence des réunions des Assemblées Générales et du Conseil d’Administration ;
• De la signature des procès-verbaux des réunions des Assemblées Générales et du Conseil d’Administration ;
Il peut donner délégation.

6.3 Le Conseil d’Administration
6.3.1 Composition : le Conseil d’Administration est composé de : Membres de droit :
- Président
- Secrétaire exécutif
- Secrétaire chargé de l’Administration et des Finances
- Secrétaire chargé des politiques hospitalières
- Secrétaire chargé des relations publiques et extérieures
- Secrétaire chargé des questions scientifiques
Membre élus :
- Quatre (4) parmi les représentants d’autres hôpitaux membres du réseau émanant chacun de différents pays.

6.3.2 Réunions ; le Conseil d’Administration se réunit une fois par an sur convocation du Président. Il peut aussi être convoqué de façon extraordinaire. Les convocations portant l’ordre du jour de la réunion doivent parvenir quinze (15) jours au moins avant la date prévue de la réunion.
Les décisions en Conseil d’Administration sont prises dans les mêmes conditions qu’en Assemblée Générale, et les délibérations constatées sous forme de Procès-verbal consignées dans un registre signé du Président.
6.3.3 Durée du mandat des administrateurs élus ; les représentants des hôpitaux membres sont élus pour un mandat de deux (2) ans renouvelable une (1) fois.
6.3.4 Gratuité des fonctions ; les fonctions d’administrateur ne sont pas rémunérées.

6.3.5 Attributions
Le Conseil d’Administration est compétent pour :
• Adopter le rapport moral du Secrétaire Exécutif ;
• Adopter le plan d’action annuel du réseau et le budget qui lui associé ;
• Valider les adhésions ;
• Prononcer la suspension d’un membre ;
• Donner un avis sur les propositions de révisions des statuts et/ou du règlement intérieur ;

6.4 Le Secrétariat Exécutif
6.4.1 Composition ; placé sous la responsabilité du Secrétaire Exécutif, le Secrétariat Exécutif est composé des secrétaires chargés de :
• l’Administration et des Finances
• Politiques Hospitalières
• Relations Publiques et Extérieures
• Questions Scientifiques.
6.4.2 Élection ; les Secrétaires sont élus solidairement par l’Assemblée Générale avec le Secrétaire Exécutif pour deux (2) ans renouvelables une (1) fois.
6.4.3 Attributions ;
6.4.3.1 Le Secrétariat Exécutif a compétence pour :
• Mettre en œuvre les recommandations de l’Assemblée Générale et du Conseil d’Administration pour la réalisation des objectifs du réseau ;
• Proposer un règlement intérieur du réseau ;
• Gérer les finances du réseau, et mobiliser les ressources financières indispensables au bon fonctionnement du réseau conformément au budget adopté par le Conseil d’Administration ;
• Recevoir les demandes d’adhésion au réseau et formuler un avis avant la décision finale du Conseil d’Administration ;
• Rédiger les Rapports et comptes rendus des différentes réunions ;
• Rédiger toutes les correspondances du réseau ;
• Conserver toutes les archives du réseau ;
• Adresser tous les six (6) mois un rapport écrit au Conseil d’administration avant la réunion ordinaire de celui-ci ;
• Diffuser tous les trois (3) mois vers les membres et partenaire du réseau, les informations scientifiques et médico sanitaires en rapport avec les objectifs du réseau.
6.4.3.2 Le Secrétaire Exécutif est compétent pour :
• Mettre en œuvre la politique générale du réseau déterminée par l’Assemblée Générale ;
• Gérer le réseau. Il prend à cet effet toutes les décisions qui s’imposent dans le respect des attributions respectives de l’Assemblée Générale, du Conseil d’Administration et du Président du réseau ;
• Ordonnancer les dépenses du réseau ;
• Convoquer, fixer l’ordre du jour et présider les réunions du Secrétariat Exécutif ;
• Signer les procès-verbaux des réunions du Secrétariat
6.4.3.3 Le Secrétaire chargé de l’Administration et des Finances exerce les fonctions de trésorier du réseau. A ce titre il est chargé :
• De la préparation des comptes annuels et du rapport financier présenté en Assemblée Générale ;
• De la préparation du budget annuel prévisionnel ;
• Du paiement des dépenses ;
• Du recouvrement des droits d’adhésion, des cotisations et des ressources de toute nature ;

Article 7 : Points Focaux
Il est mis en place dans tous les pays où le RESHAOC est représenté par au moins un membre actif, un point focal du réseau.
7.1 Élection ; le point focal titulaire est élu au suffrage universel direct par les membres actifs du réseau du pays pour une durée de deux ans.
Il est élu, dans les mêmes conditions et la même durée un suppléant.
L’élection du titulaire et du suppléant ne devient définitive qu’après que le Secrétariat Exécutif en ait informé les autorités nationales en charge de la santé et obtenu leur agrément. A défaut d’obtention de l’agrément il est procédé à de nouvelles élections afin de pourvoir au remplacement du membre ainsi récusé.
7.2 Mandat des points focaux ; un même titulaire ne peut exercer les fonctions de point focal plus de deux mandats consécutifs.
7.3 Attributions ; le point focal exerce par délégation et sous l’autorité du Secrétaire Exécutif des fonctions de :
• Représentation du RESHAOC au niveau du pays tant auprès des autorités nationales que des autres membres, ou encore des partenaires techniques et financiers ou des bailleurs de fonds. A l’inverse, le point focal représente l’ensemble des membres du réseau du pays vis- à vis du Secrétaire Exécutif et des autres membres qui composent le Secrétariat Exécutif,
• Animation du réseau ; il prend à cet effet toute initiative de nature à faire connaître le réseau et à développer les liens entre les membres du pays ainsi que les activités. Il contribue notamment à l’animation du site Web du réseau. Il élabore avec le concours des autres membres du réseau le programme d’activités annuel du réseau pour le pays qu’il soumet ensuite à l’approbation du Secrétariat Exécutif. Une fois le programme approuvé il est chargé de sa mise en œuvre,
• Prospection et de collecte de fonds ; le point focal a vocation à susciter de nouvelles adhésions au réseau. Il collecte pour le compte du Secrétaire en charge de l’Administration et des finances et sous sa supervision, les droits d’adhésion et les cotisations. Il peut également démarcher des sponsors ou des partenaires financiers. L’intégralité des fonds ainsi recueillis, droits d’adhésion, cotisations, financements obtenus auprès de tiers etc....est reversée sans délais au Secrétaire en charge de l’Administration et des Finances,
• Gestion ; le point focal assure la mise en place et la tenue des différents fichiers adhérents, cotisations, activités, budget...) requis par la bonne gestion des activités du réseau au niveau du pays.
Le point focal rend compte régulièrement de ses activités au Secrétaire Exécutif et en tant que de besoin, chacun dans leurs domaines de compétence, aux autres membres du Secrétariat Exécutif. II adresse tous les six mois au Secrétaire Exécutif un rapport écrit et détaillé sur les activités menées pendant le semestre écoulé.

CHAPITRE III : DISCIPLINE.
Article 8 : Sanctions
Toute violation même partielle des statuts et du règlement intérieur du réseau expose les contrevenants à des sanctions qui sont dans l’ordre croissant l’avertissement, la suspension et la radiation.

Article 9 : Modalités
La suspension n’entraîne pas la perte de la qualité de membre, mais le membre concerné ne dispose plus de droit de vote en Assemblée Générale. Elle est prononcée par le Conseil d’Administration et confirmée ou non par l’Assemblée Générale. La radiation entraîne quant à elle, la perte de la qualité de membre et de tous les droits y afférents. Elle est prononcée par l’Assemblée Générale, sur proposition du Conseil d’administration.

CHAPITRE IV : RESSOURCES

Article 10 : Ressources
Les ressources du réseau sont constituées par :
10.1. Les recettes des adhésions ;
10.2. Les recettes des cotisations annuelles ;
10.3. Les recettes liées aux activités propres du réseau dont les activités génératrices de revenus ;
10.4. Les recettes d’appui : aides et subventions, dons divers, recettes exceptionnelles, etc.
10.5. Les revenus du patrimoine, et plus généralement, toute recette provenant d’activités non interdites par la loi.
10.6. Les emprunts.

Article 11 : Droits d’adhésion
Les montants des droits d’adhésion et des cotisations sont fixés par l’Assemblée générale du réseau réunie en session ordinaire.

CHAPITRE V : DISPOSITIONS DIVERSES & FINALES

Article 12 : Exercice comptable
L’exercice comptable du réseau court à partir du 1er Janvier et est clos au 31 Décembre de la même année.

Article 13 : Publicité
Tous les pouvoirs sont conférés au Secrétaire Exécutif et à tout porteur d’une procuration dûment signée par le Secrétaire Exécutif ou le Président du réseau, pour accomplir les formalités de déclaration, de publication et de dépôt prescrites par les lois portant liberté d’association du pays abritant le siège.

Article 14 : Dissolution
La dissolution volontaire du réseau ne pourra être décidée qu’en Assemblée Générale extraordinaire statuant à la majorité des 2/3 des membres présents ou représentés ayant droit de vote. En cas de dissolution, l’Assemblée Générale désigne un ou plusieurs liquidateurs dotés des pouvoirs les plus étendus pour réaliser l’actif et acquitter le passif du réseau. Le produit net de la liquidation, après restitution des apports, sera dévolu conformément à la loi du pays siège du réseau.

Article 15 : Dispositions finales
15.1 Élection de domicile ; pour le règlement des litiges les adhérents aux présents statuts conviennent que les juridictions du pays siège du réseau sont compétentes.
15.2 Règlement Intérieur ; un Règlement Intérieur fixe les modalités de mise en œuvre des présents Statuts.
15.3 Les présents statuts qui abrogent toutes dispositions contraires annulent le récépissé portant déclaration d’existence n°99-462/MATS/SG/DGAT/DLPAJ du 11 Novembre 1999 du RESHAOC au Burkina Faso.

Fait à Cotonou le

Le Secrétaire Exécutif, Le Président,

Prof. Idrissou ABDOULAYE Col. Lansande BANGAGNE


RESHAOC - Règlement Intérieur

PREAMBULE

Le présent règlement intérieur complète les statuts du « Réseau des Hôpitaux d’Afrique de l’Océan Indien et des Caraïbes » et précise les modalités pratiques de leur application.

CHAPITRE l : DENOMINATION- OBJET

Article 1 : Dénomination
Le changement de dénomination du réseau intervient sur décision de l’Assemblée Générale Extraordinaire conformément aux dispositions de l’alinéa b) de l’article 6 des Statuts.

Article 2 : Objet
Le réseau a pour objet principal de favoriser la communication et d’encourager les échanges en vue d’instaurer un réel partenariat technique et scientifique entre ses membres. Il contribue de façon plus générale au développement de la coopération hospitalière Sud-Sud et à la promotion des hôpitaux des pays où il est représenté.

CHAPITRE :2 . DES MEMBRES

Article 3 : Membres
3.1 Pour l’interprétation des dispositions de l’alinéa 1.1 de l’article 5.1, il est expressément convenu que les personnes morales sont représentées par leur représentant légal ou à défaut une personne dûment habilitée par elle.
3.2 La qualité de membre bienfaiteur est conférée pour une durée déterminée par l’Assemblée Générale.
3.3 La qualité de membre d’honneur est conférée par l’Assemblée Générale et entraîne ipso facto l’exonération du versement de la cotisation annuelle au RESHAOC.
Article 4 : Adhésion
L’adhésion est assujettie au paiement préalable des droits d’adhésion, suivant les tarifs fixés par l’Assemblée Générale. Elle est enregistrée par le Secrétariat Exécutif et donne lieu à la délivrance d’une quittance et d’une fiche d’adhésion. Chaque adhérent admis par l’Assemblée Générale, à l’exception des membres d’honneur, doit payer une cotisation annuelle conformément aux tarifs fixés par cette dernière.
Article 5 : Perte de la qualité de membre
5.1 La qualité de membre se perd soit par le retrait (ou démission) soit par la radiation. S’agissant des membres bienfaiteurs, cette qualité se perd à l’issue du terme fixé par l’Assemblée Générale.
5.2 La demande de retrait (ou de démission) doit être formulée par écrit et adressée au Secrétaire Exécutif qui en informe le Président de l’Assemblée Générale. L’autorisation de retrait est prononcée par le Secrétaire Exécutif après que celui-ci se soit assuré que le demandeur s’est acquitté auprès du RESHAOC de l’ensemble de ses obligations. La décision est notifiée au demandeur par courrier au plus tard dans les trois mois qui suivent la réception de la requête du demandeur.
5.3 Toute demande éventuelle de réadmission suivra la procédure prévue pour l’admission initiale.

CHAPITRE 3 : DES ORGANES

Article 6 : Assemblée Générale
Pour l’interprétation des dispositions de l’article 6.1 des Statuts il est convenu ce qui suit :
6.1 L’Assemblée Générale est composée de l’ensemble des membres actifs - personnes morales ou physiques - à jour de leur cotisation, ainsi que des membres bienfaiteurs. Les membres d’honneur siègent avec voix consultative
6.2 Tout membre du réseau peut se faire représenter à l’Assemblée Générale. A cet effet il donne par écrit une procuration au membre de son choix. Aucun membre ne peut représenter plus de deux membres absents. La participation aux débats et aux votes est assujettie à la régularité tant du membre présent que du (des) membre(s) représenté(s).
6.3 Lors d’un scrutin en Assemblée Générale et en cas d’égalité des voix il est procédé à un nouveau tour de scrutin. La décision est alors acquise à la majorité simple, le Président ayant en cas d’égalité des voix, voix prépondérante.

Article 7 : Conseil d’Administration
Pour l’interprétation des dispositions de l’alinéa b) Conseil d’Administration de l’article 6.3 des Statuts il est convenu ce qui suit :
7.1 Sont membres de droit du Conseil d’Administration :

- Le Président,
- Le Secrétaire exécutif
- Le Secrétaire chargé de l’Administration et des Finances
- Le Secrétaire chargé des politiques hospitalières
- Le Secrétaire chargé des relations publiques et extérieures
- Le Secrétaire chargé des questions scientifiques

7.2 Les quatre (4 autres membres du Conseil d’Administration sont élus par l’Assemblée Générale parmi la catégorie des membres actifs « établissements hospitaliers » représentés par leur représentant légal ou la personne dûment habilitée au moyen d’un pouvoir établi et signé du représentant légal de l’établissement.
7.3 Les convocations aux réunions du Conseil d’Administration doivent également comporter la date et le lieu de la réunion.
7.4 Le Conseil d’Administration ne peut valablement se réunir que si la majorité plus une de ses membres sont présents. Les membres de droit ne peuvent être représentés que par un autre membre de droit moyennant la production d’une procuration écrite en bonne et due forme valable pour une réunion seulement. Les membres élus peuvent se faire représenter par un autre membre élu moyennant la production d’une procuration écrite en bonne et due forme valable pour une réunion seulement. Un membre qu’il soit de droit ou élu ne peut détenir plus de deux procurations.
7.5 En cas d’absence du Président, la séance est présidée par le Secrétaire Exécutif. En cas d’absence simultanée du Président et du Secrétaire Exécutif la séance est présidée par le doyen d’âge.
7.6 Les réunions du Conseil d’Administration ne sont pas publiques. Toutefois le Président peut inviter à y participer la ou les personne(s) de son choix. Cette (ces) personne(s) ne prend (prennent) pas part aux votes.
7.7 Le procès-verbal des réunions du Conseil d’Administration est adressé à tous les membres à la diligence du Secrétaire Exécutif, dans la quinzaine qui suit la réunion du Conseil.

Article 8 : Secrétariat Exécutif
Pour l’interprétation des dispositions de l’article 6.4 des Statuts il est convenu ce qui suit :

8.1 Le Secrétaire Exécutif ainsi que les Secrétaires sont élus au sein de la catégorie des membres actifs. Ils doivent pour pouvoir être éligibles, être eux-mêmes, ou la structure qu’ils représentent être à jour de leurs cotisations.

8.2 Si l’un des candidats à l’une des fonctions à pourvoir au sein du Secrétariat Exécutif est inéligible il doit être pourvu à son remplacement. A défaut son élection doit être invalidée et il doit être procédé à un nouveau vote afin de pourvoir le poste laissé de facto vacant par l’invalidation. Toutefois si cette invalidation concerne le poste de Secrétaire Exécutif lui-même il doit être procédé à l’élection de l’ensemble des membres qui composent le Secrétariat Exécutif.

8.3 En cas de démission ou de radiation du Secrétaire Exécutif le Secrétaire en charge des Politiques Hospitalières assure l’intérim jusqu’à la plus prochaine Assemblée Générale.

8.4 En cas de démission ou de radiation de l’un ou de plusieurs Secrétaire(s) le Secrétaire Exécutif répartit les tâches entre les autres membres du Secrétariat. Exécutif. Le Secrétaire en charge de l’Administration et des Finances assure l’intérim jusqu’à la plus prochaine . Assemblée Générale.

8.5 En cas de démission collective il doit être procédé sans tarder à une nouvelle élection au besoin en convoquant une Assemblée Générale Extraordinaire. Dans l’attente de la réunion de l’Assemblée Générale et de l’élection du nouveau Secrétariat, le Président pourvoit au règlement des affaires courantes. Le Secrétariat Exécutif se réunit sur convocation du Secrétaire Exécutif et sur un ordre du jour fixé par lui. La convocation écrite signée par le Secrétaire Exécutif indique la date, le lieu et l’ordre du jour de la réunion. Elle doit être adressée par tout moyen à convenance huit jours au moins avant la date prévue pour la réunion.

8.6 Le nombre annuel de réunions du Secrétariat Exécutif ne peut être inférieur à quatre.

8.7 Les réunions du Secrétariat sont présidées par le Secrétaire Exécutif. Elles ne sont pas publiques. Toutefois le Secrétaire Exécutif peut inviter à y participer la ou les personne(s) de son choix. Ces personnes ne prennent pas part aux votes.
8.8 Les décisions du Secrétariat Exécutif sont prises à main levée à la majorité simple des voix sauf si l’un des membres demande un vote à bulletin secret. Les votes portant sur les sanctions disciplinaires sont obligatoirement pris par vote à bulletin secret. Aucun vote ne peut intervenir si plus de trois des membres du Secrétariat Exécutif ne sont pas présents ou représentés. Un membre présent ne peut détenir qu’une seule procuration, elle-même valable pour une seule réunion.

8.9 Les réunions du Secrétariat Exécutif donnent lieu, à la diligence du Secrétaire Exécutif, à la production d’un procès-verbal dont une copie est obligatoirement adressée à tous les membres du Secrétariat ainsi qu’au Président dans les quinze jours qui suivent la réunion.

8.10 Le Secrétariat Exécutif organise, planifie le travail des Secrétaires, lesquels doivent régulièrement lui rendre compte de leurs activités. Il décide notamment de la prise en charge des missions en rapport avec les objectifs du RESHAOC et ce, en fonction de la disponibilité de trésorerie.

8.11 II dispose d’un pouvoir d’animation et de proposition ainsi que de décision en rapport avec les activités du RESHAOC.

Article 9 : Points Focaux
Pour l’interprétation des dispositions des dispositions de l’article 7 des Statuts il est convenu ce qui suit :

9.1 Dans l’hypothèse où il n’y a qu’un seul membre dans un pays, celui-ci devient de facto - s’il l’accepte - le point focal du RESHAOC. Au-delà, il est obligatoirement procédé à des élections selon les dispositions statutaires.

9.2 Le suppléant remplace le titulaire en cas d’empêchement. Si le point focal titulaire vient à perdre sa qualité de membre actif du réseau, le suppléant assure les fonctions de point focal pour la durée du mandat restant à courir. Si le suppléant est lui-même empêché de façon définitive, il est organisé de nouvelles élections pour une mandature de deux ans.

CHAPITRE 4 : DISPOSITIONS DIVERSES
Article 10 : Sanctions
Pour l’interprétation des dispositions des articles 8 et 9 des Statuts il est convenu ce qui suit :

10.1 L’avertissement est infligé par décision du Secrétariat Exécutif en cas de manquements répétés aux dispositions des statuts et/ou du règlement intérieur. Au bout de trois avertissements le Secrétariat Exécutif instruit une demande de suspension qu’il transmet au Conseil d’Administration.

10.2 Les décisions du Secrétariat Exécutif infligeant un (des) avertissement(s) sont motivées et doivent être notifiées au(x) membre(s) concerné(s) par écrit au plus tard dans les quinze jours qui suivent la prise de la sanction.

10.3 A l’issue de la période de suspension fixée par le Conseil d’Administration et confirmée par l’Assemblée Générale, mais qui ne saurait excéder six mois, il est procédé soit à la réintégration du membre soit à la saisine du Conseil d’Administration en vue de son éventuelle radiation par l’Assemblée Générale. Le membre concerné est informé par écrit par le Secrétaire Exécutif de la décision prise à son encontre au plus tard dans les quinze jours qui suivent la prise de ladite décision.

10.4 La décision de radiation d’un membre doit être motivée et notifiée par écrit par le Secrétaire Exécutif au plus tard dans les trois mois qui suivent la décision de l’Assemblée Générale confirmant la radiation du dit membre.

Article 11 : Comptabilité
Le RESHAOC tient une comptabilité de ses opérations - en dépenses, comme en recettes - conforme au droit des associations et selon les recommandations de l’OHADA.
La tenue de la comptabilité, l’établissement des budgets et des comptes administratifs, le suivi de la trésorerie sont du ressort du Secrétaire chargé de l’Administration et des Finances.
Le Secrétaire Exécutif est l’ordonnateur du RESHAOC. Il ne peut déléguer l’exercice de cette fonction. Dans ce cadre, il procède notamment à l’ouverture d’un compte, au nom du RESHAOC, dans une banque du siège du Secrétariat.

Article 12 : Ressources
Sous réserve d’y avoir été expressément habilité par l’Assemblée Générale et dans les limites de montant, de durée, de taux fixées par elle, le Secrétaire Exécutif peut mobiliser auprès d’un établissement de crédit de bonne notoriété- retenu après mise en concurrence - un prêt. Le contrat de prêt doit obligatoirement comporter la signature du Président de l’Assemblée Générale. L’avis préalable du (des) commissaire(s) aux comptes sur le projet de contrat est requis.
Les décisions de placement des fonds disponibles sur le compte courant du RESHAOC doivent être préalablement autorisées par l’Assemblée Générale sur la base d’un rapport de présentation établi par le Secrétaire Exécutif auquel il est joint le projet de contrat y afférent.

Article 13 : Dispositions comptables applicables aux points focaux
L’habilitation donnée aux points focaux pour percevoir les droits d’adhésion et les cotisations auprès des membres est révocable à tout moment. La décision peut revêtir la forme d’une suspension ou d’une interdiction définitive. Cette décision est prise par le Secrétaire Exécutif sur proposition du Secrétaire chargé de l’Administration et des Finances. Les points focaux tiennent une comptabilité détaillée des recouvrements et des reversements effectués. Cette comptabilité ainsi que les pièces justificatives idoines sont transmises dans la quinzaine qui suit la fin de chaque trimestre civil au Secrétaire en charge de l’Administration des Finances. Celui-ci procède aux vérifications qui s’imposent et à la consolidation et l’intégration des opérations dans la comptabilité générale du RESHAOC. Si besoin est, il peut demander au point focal des explications complémentaires, y compris par écrit, demandes auxquelles le point focal ne peut se soustraire sauf à perdre l’habilitation et le cas échéant à s’exposer à d’éventuelles procédures disciplinaires voire judiciaires en cas de manœuvre(s) frauduleuse(s).

Article 14 : Dispositions Finales
Le présent Règlement Intérieur abroge toutes dispositions antérieures contraires, et se conforme aux nouveaux statuts.

Fait à Cotonou le

Le Secrétaire Exécutif, Le Président,

Prof. Idrissou ABDOULAYE Col. Lansande BANGAGNE


CHARTE REGISSANT L’ORGANISATION DES RENCONTRES HOSPITALIERES DU RESHAOC

La présente Charte est le document par lequel le Réseau des Hôpitaux d’Afrique, de l’Océan Indien et des Caraïbes (RESHAOC) fixe les droits et devoirs de l’organisateur des Rencontres Hospitalières du réseau. Il spécifie également les obligations du réseau qui demeure vis-à-vis de ses adhérents et des tiers, le garant de la bonne tenue et de la réussite des Rencontres.

I - Candidature
L’organisation des Rencontres Hospitalières est une lourde responsabilité qui engage les porteurs de la candidature mais aussi le RESHAOC en tant que tel.
Les candidatures à l’organisation des Rencontres Hospitalières du RESHAOC doivent :
1. Émaner d’un groupe d’établissements hospitaliers et de personnes, constitués en comité de présentation de la candidature préfiguration du futur comité d’organisation. Ces établissements et personnes doivent être signataires de la présente Charte et s’être engagés par écrit à assumer la responsabilité de la co¬-organisation de la manifestation,
2. Être soutenues ou mieux parrainées par les autorités nationales et tout particulièrement celles en charge de la santé,
3. Donner lieu à production d’un dossier de candidature (Cf. infra rubrique « Décision des instances du RESHAOC ») en bonne et due forme

II - Décision des instances du RESHAOC
La décision d’attribuer l’organisation des Rencontres Hospitalières appartient à l’Assemblée Générale selon les dispositions combinées des statuts et du règlement intérieur du réseau.
Il. 1 Dossier de candidature ; l’Assemblée Générale se prononce sur l’attribution de l’organisation de la manifestation sur la base d’un dossier comprenant :
1. Une note générale de présentation de la candidature exprimant la volonté et la motivation du prétendant à organiser les Rencontres. Il sera notamment spécifié dans cette note :
a) Les noms, prénoms, qualité de ceux - établissements et/ou personnes - qui présentent la candidature en indiquant si tel est le cas, leur éventuelle expérience en tant qu’organisateur de ce type d’évènement,
b) Le thème central du programme scientifique des Rencontres choisi dans la liste des cinq thèmes retenus par le Secrétariat Exécutif,
c) L’indication des dates prévisionnelles, du lieu - au moins du pays et de la ville - où sont prévues pour se tenir les Rencontres,
2. Une note spécifique sur la gestion du projet (présentation de l’équipe, structures prévues pour être mises en place) et son timing général
3. Une note spécifique sur la composante financière (estimation de l’enveloppe prévisionnelle de la manifestation, moyens susceptibles d’être mobilisés, appuis attendus notamment du réseau)
4. Un engagement des prétendants à respecter s’ils deviennent organisateurs des Rencontres, l’esprit et la lettre de la présente Charte,
5. Une lettre ou tout accord au moins de principe des autorités nationales en charge de la santé sur le fait d’accueillir et d’organiser les Rencontres,
II. 2 Examen des dossiers de candidature ; les dossiers doivent parvenir au Secrétariat Exécutif trois mois au plus tard, avant la date annoncée de réunion de l’Assemblée le Secrétariat Exécutif procède à l’analyse des dossiers qui lui sont parvenus à temps en faisant ressortir pour chacune des composantes : intérêt du thème proposé, organisation, financement, logistique, communication, qualité du site, les principales forces et faiblesses du dossier. Un avis de synthèse exprime l’opinion du Secrétariat Exécutif sur la qualité globale du dossier.
II. 3 Décision ; l’Assemblée Générale après avoir pris connaissance de l’avis donné par le Secrétariat Exécutif, entend l’exposé (15’ maximum) du présentateur de chacun des dossiers en lice. Il est ensuite statué par un vote.

III - Des responsabilités respectives du RESHAOC et de l’organisateur des Rencontres ;
III. 1 Des responsabilités du RESHAOC
Les Rencontres Hospitalières demeurent quelles que soit les responsabilités propres et déléguées de l’organisateur, une manifestation du réseau et le fait de confier la mise en place de la manifestation à l’organisateur ne saurait conduire à un dessaisissement instances dirigeantes du dit réseau.
Le RESHAOC :
• veille en amont des Rencontres, au respect des engagements pris par les organisateurs dans leur dossier de candidature, à la bonne préparation de la manifestation visant à garantir aux adhérents et participants une bonne qualité générale des travaux.
• met en place un dispositif de suivi des travaux préparatoires, ce suivi s’opérant à distance mais aussi au travers de visites sur place. Les modalités de ce suivi sont convenues notamment lorsqu’elles donnent lieu à des missions sur site, avec l’organisateur des Rencontres,
• s’assure de la faisabilité financière de la manifestation et veille à ce que les finances du réseau ne soient pas éventuellement mises en péril par des engagements irraisonnés de l’organisateur,
• fournit à la demande de l’organisateur et selon ses capacités, une assistance technique, logistique aux organisateurs,
• intervient à la demande des organisateurs auprès des autorités nationales ou autres tiers en cas de difficultés et/ou pour soutenir telle ou telle démarche du comité d’organisation local (exemple : de recherche de financement)
• produit une lettre d’habilitation aux organisateurs des Rencontres retenus qui leur servira de caution dans toutes les démarches officielles,
III. 2 Des responsabilités de l’organisateur
L’organisateur est le garant à son niveau tant vis-à-vis des instances dirigeantes du RESHAOC que des autorités nationales, que des tiers de la réussite des Rencontres.
Pour ce faire l’organisateur s’engage à :
- Mettre en place une structure de projet comportant :
- un comité d’organisation pouvant comporter en son sein des commissions spécialisées en tant que de besoin,
- un secrétariat des Rencontres,
- Communiquer aux instances dirigeantes du RESHAOC et notamment au Secrétariat Exécutif la composition nominative des différentes instances et commissions qui à des titres divers ont la charge de l’organisation de la manifestation,
- Transmettre aux instances dirigeantes du RESHAOC et notamment au Secrétariat Exécutif, tous les rapports et compte-rendu des différentes instances et commissions susmentionnées et plus généralement toute information dont les dites instances estimeraient avoir besoin,
- Associer les instances dirigeantes du RESHAOC et notamment le Secrétariat Exécutif, à toutes les décisions tendant à modifier sensiblement la programmation et/ou le décours de la manifestation : modification de thème, changement de site des Rencontres, report/ajournement etc...

IV - Dispositions particulières ;
IV. 1 Finances
Le RESHAOC et l’organisateur sont les gardiens de la sécurité financière de la manifestation et au-delà de celle du réseau lui-même.
Pour ce faire l’organisateur s’engage à :
- Présenter notamment dans son dossier de candidature des estimations réalistes des dépenses et surtout des recettes prévisionnelles,
- Faire des choix d’organisation et de programmation en adéquation avec les ressources réelles ou pouvant de façon certaine être mobilisées et à défaut à reconsidérer - en concertation avec les instances dirigeantes du réseau - la nature et/ou le volume des prestations initialement prévues,
- Désigner un trésorier des Rencontres,
- Mettre en place une comptabilité et un suivi de trésorerie spécifiques débouchant sur un « reporting » budgétaire et financier structuré et régulier notamment en direction du Secrétaire en charge de l’Administration et des Finances,
- Ouvrir un compte bancaire spécifique aux Rencontres lequel compte sera fermé à l’apurement des comptes des Rencontres,
- Transmettre au Secrétaire en charge de l’Administration et des Finances toutes les pièces comptables et justificatives permettant ensuite d’effectuer un contrôle a posteriori des comptes notamment dans le cadre du commissariat aux comptes.
II est convenu que les opérations comptables des Rencontres seront, notamment du fait de la reprise du solde du compte bancaire des Rencontres, consolidées dans la comptabilité du réseau. Les décisions d’affectation d’éventuels excédents sont prises par l’Assemblée Générale qui a également la responsabilité de donner quitus, sous réserve de l’opinion émise par le(s) commissaire(s) aux comptes, sur les comptes des Rencontres.
IV. 2 Programme des Rencontres Hospitalières
L’organisateur après réception de la liste des thèmes établie par le Secrétariat Exécutif doit proposer aux instances dirigeantes du réseau et notamment au Secrétariat Exécutif, dans les trois mois qui suivent la décision d’attribution de l’organisation de la manifestation, un programme prévisionnel détaillé.
Les instances dirigeantes du réseau disposent d’un mois maximum pour faire connaître par écrit leur avis sur le programme prévisionnel détaillé ainsi proposé. Cet avis devra notamment faire ressortir les modifications substantielles que les instances souhaitent voir apporter au programme qui leur a été proposé.
L’organisateur est tenu sur ces points, de déférer aux observations des instances dirigeantes et de modifier le programme prévisionnel en conséquence.
La programmation inclut obligatoirement l’espace nécessaire pour la tenue de l’Assemblée Générale statutaire du réseau.
Le programme définitif des Rencontres doit avant sa publication officielle, donner lieu à un accord formel et écrit des instances dirigeantes du réseau.
Sans préjudice d’un éventuel appui du réseau à l’organisateur pour la mise en place effective du programme retenu et notamment du programme scientifique, celui-ci prend toutes dispositions utiles et nécessaires pour qu’il en soit ainsi (procédure de soumission, choix des interventions et des intervenants, séquencement ....).
L’organisateur est également libre de prévoir ou pas un programme « accompagnants » ainsi que des activités annexes (visites d’hôpitaux, repas de gala...).
IV. 3 Communication
Les Rencontres Hospitalières sont une manifestation officielle du réseau. De ce fait l’organisateur des Rencontres s’engage à :
- Établir le plan de communication des Rencontres en concertation avec les instances dirigeantes du réseau et notamment le Secrétariat Exécutif,
- Faire apparaître sur tous les documents graphiques conçus et diffusés avant, pendant et après les Rencontres, le nom du RESHAOC et son logo,
- Utiliser le site Web du réseau en tant que support de la communication des Rencontres et consécutivement à transmettre les informations se rapportant aux Rencontres devant être publiées sur le dit site.

IV. 4 Conditions de participation aux Rencontres Hospitalières
Les Rencontres Hospitalières du RESHAOC sont une manifestation ouverte au public. Hormis la participation aux instances statutaires pour laquelle la qualité de membre du réseau est requise, nul n’est besoin d’être membre du RESHAOC pour pouvoir assister aux Rencontres.
Par contre l’accès aux Rencontres est soumis au règlement d’un droit d’inscription. Le montant du droit d’inscription est fixé par l’organisateur sous réserve d’avoir obtenu l’aval des instances dirigeantes du réseau.
L’organisateur détermine le régime des exonérations de droit d’inscription applicable à la manifestation. Toutefois il est convenu que si une manifestation de type « salon » est couplée aux Rencontres, le droit d’inscription aux Rencontres donne libre accès au salon.
IV. 5 Invitations
L’organisateur fixe la liste des personnes qu’il souhaite inviter à la manifestation. Il est tenu de communiquer ladite liste aux instances dirigeantes du réseau. Cette liste fait la distinction à la discrétion de l’organisateur, et en fonction de ses moyens, entre les invités pris en charge (transport, transport + hôtellerie...) et les autres. Le Président et le Secrétaire Exécutif peuvent également demander à l’organisateur d’inviter d’autres personnes que celles figurant sur la liste susmentionnée sous réserve que le réseau en assume, s’il est souhaité une prise en charge de ses invités, les conséquences financières.

Fait à Cotonou le

Le Secrétaire Exécutif, Le Président,

Prof. ldrissou ABDOULAYE Col. Lansande BANGAGNE

Je soussigné (1) ............................ , représentant (2) .............................
m’engage à respecter l’esprit et la lettre de la présente Charte,

Fait à .............. (3)

(1) Nom, Prénoms
(2) Faire figurer le nom de l’établissement ou de la structure ou à biffer si l’engagement 3 est pris à titre de membre personne physique
(3) Dater et cacheter (si engagement au nom d’une structure) et signer.

 


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